La solution
Plutôt qu’une liste de fonctionnalités, voici comment se déroule concrètement la prise en charge d’un appel, d’une réservation ou d’un message : qui décroche, ce qui est dit, et ce que vous retrouvez ensuite.
Le déroulé d’un appel
Pendant le service, votre ligne est renvoyée vers LETSTEL. Une secrétaire qui connaît votre établissement décroche avec votre message d’accueil, puis applique vos consignes : prendre une réservation, renseigner, noter un message ou vous transmettre l’appel. Cinq moments reviennent dans presque tous les appels d’un restaurant.
Lorsqu’un appel arrive
La ligne dédiée à votre établissement est décrochée avec le message d’accueil que vous avez choisi, et les questions pratiques trouvent une réponse à partir des informations que vous avez transmises.
Lorsqu’une réservation doit être prise, modifiée ou annulée
La demande est enregistrée dans votre agenda partagé selon vos disponibilités. Un changement d’horaire, de nombre de couverts ou une annulation sont pris en compte et reportés immédiatement.
Lorsqu’une information doit être communiquée
Horaires, accès, conditions d’accueil : les réponses courantes sont données sur place, sur la base des consignes définies avec vous.
Lorsqu’un message doit être transmis à l’équipe
Le message est noté avec précision et transmis selon le canal et le délai que vous avez choisis. Une demande urgente suit la procédure convenue avec vous.
Lorsque les consignes particulières du restaurant s’appliquent
Message d’accueil, cas particuliers, traitement des demandes urgentes : chaque procédure est préparée avec vous, puis ajustée dès que votre organisation évolue.
En complément
Après l’appel
Une permanence téléphonique n’a de valeur que si l’information vous parvient intacte. Tout ce qui a été dit au téléphone est consigné au même endroit, accessible depuis la salle, la cuisine ou votre téléphone.
La mise en place
Rien n’est laissé à l’improvisation, mais rien n’est lourd non plus. Vous n’avez pas de logiciel à installer : vous renvoyez vos appels vers votre ligne LETSTEL sur les créneaux que vous choisissez, et vous reprenez la main quand vous le souhaitez.
Horaires, capacité de la salle et de la terrasse, politique de réservation, conditions pour les groupes, cas particuliers : tout ce qu’une nouvelle recrue devrait savoir avant de décrocher.
Le message d’accueil, les réponses aux questions courantes, ce qui doit vous être transmis immédiatement et ce qui peut attendre la fin du service.
Vos consignes évoluent avec votre carte, vos horaires et votre saison. Une équipe reste disponible pour les mettre à jour tout au long de la collaboration.
Pourquoi une personne
Un robot vocal prend une réservation simple. Il se perd dès qu’un client hésite sur le nombre de couverts, demande si la terrasse est couverte, ou appelle parce qu’il est déjà en retard et un peu agacé.
Chez LETSTEL, la personne qui décroche comprend, reformule, applique vos consignes et sait quand il faut vous passer l’appel. C’est notre façon de travailler depuis 2012, et c’est pour cela que nous restons une équipe de vraies secrétaires.
Le devis dépend du temps passé sur vos appels, sans engagement de durée.
